Kungliga Tekniska högskolan, Universitetsförvaltningen

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.

Universitetsförvaltningens uppgift är att stötta universitetets kärnverksamhet utbildning och forskning. Det gör vi genom att ge kvalificerat stöd i olika administrativa processer. Samtidigt är universitetsförvaltningen policyskapande och samordnande. Vi ansvarar även för att utföra kvalitetskontroller, uppföljningar och utvärderingar som utvecklar verksamheten.

Avdelningsbeskrivning

Avdelningen du kommer att tillhöra är en råd- och stödfunktion till KTH och består i dagsläget av 12 anställda som alla är experter inom sina områden. Här arbetar registratorer och arkivarier och du som huvudregistrator kommer att utgöra en viktig del i samarbetet med de olika funktionerna och ditt arbete kommer vara av största betydelse för utvecklingen av KTH:s ärendehantering. Din närmsta chef kommer att vara avdelningschefen.

Arbetsuppgifter

Som Huvudregistrator hos KTH kommer du att arbeta med att effektivisera och modernisera KTH:s ärendehantering och du förväntas planera och driva utvecklingsprojekt inom registratur och diarieföring. Ditt arbete innebär bland annat att utveckla och kvalitetssäkra processer, skapa, revidera och kommunicerar rutiner och arbetssätt som avser hantering av allmänna handlingar. Du kommer att ha ett nära samarbete med systemförvaltare för dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3 när det gäller utveckling av systemet samt löpande kontakt med användare och leverantörer. Vidare kommer du tillsammans med avdelningens medarbetare även att utveckla universitetets stöddokument och ha ett delat ansvar för KTH:s dokumenthanteringsplan. En del av din tid kommer du att arbeta i KTH:s centrala registratur där du utför registratorsuppgifter så som diarieföring och bedömningar gällande klassificering, postöppning och hantering av e-post samt arkivläggning av diarieförda handlingar.
I rollen som Huvudregistrator kommer du även att nätverka med andra lärosäten för att utbyta erfarenheter och idéer som driver ditt arbete framåt och utvecklar gemensamma processer. Detta innebär även att du kommer att göra en del inrikes resor. Tjänsten passar dig som trivs att arbeta i en dynamisk verksamhet där du ges utrymme att utveckla såväl din egen som verksamhetens kompetens. Här finns stora möjligheter att påverka till förändring och vi söker dig som ser det som en spännande och givande utmaning.

Kvalifikationer

Vi söker dig som…

* Har en högskoleutbildning med 60 HP arkivvetenskap

* Har erfarenhet av diarieföring, exempelvis från en roll som registrator

* Har erfarenhet av arbete i ett ärendehanteringssystem

* Har goda kunskaper i Officepaketet och god systemvana

* Har goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift då båda språken används i arbetet

Det är meriterande om du…

* Har tidigare erfarenhet av en roll som huvudregistrator

Som person ser vi att du är självgående och på egen hand kan identifiera problemområden och driva ditt arbete framåt utan tydliga ramar och riktlinjer. Vidare är du strukturerad och kan planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du har även en förmåga att bygga strukturer som andra kan arbeta utifrån. Du förväntas kunna sätta dina egna tidsplaner och ser till att inget faller mellan stolarna samt är trygg i att testa dig fram i vilka prioriteringar som behöver göras. I rollen som huvudregistrator har du ett arbetsledande ansvar och det är av betydelse att du testar nya idéer och vågar gå utanför din komfortzon. Du agerar med säkerhet trots begränsad kunskap samt vågar fatta beslut på egen hand utan att alltid ha stöd från andra. Då du kommer att samarbeta med såväl registratorer som systemförvaltare och olika personalkategorier på hela KTH samt andra lärosäten ser vi att du har en god samarbetsförmåga och agerar lyhört och uppmärksamt för andras synpunkter, kompetens och prestationer. Du identifierar och utvecklar relationer såväl internt som externt och kommunicerar på ett effektivt sätt. I denna rekrytering läggs stor vikt vid din personliga lämplighet och ditt intresse för rollen. Motivera därför väl i din ansökan varför du söker tjänsten.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Övrigt

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.

KTH tillämpar 6 månaders provanställning

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Snarast
Löneform Månadslön
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100
Ort Stockholm
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer VP-2018-0389
Kontakt
  • Jessika Persson, avdelningschef KTH, 08-7907046
  • Johanna Sörell, Ansvarig rekryterare Academic Work, 08-52254986
  • Martina Celic, Rekryteringsassistent Academic Work, 08-12855142
Publicerat 2018-07-09
Sista ansökningsdag 2018-08-08

Tillbaka till lediga jobb