Kungliga Tekniska högskolan, Universitetsförvaltningen

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.

Universitetsförvaltningens uppgift är att stötta universitetets kärnverksamhet utbildning och forskning. Det gör vi genom att ge kvalificerat stöd i olika administrativa processer. Samtidigt är universitetsförvaltningen policyskapande och samordnande. Vi ansvarar även för att utföra kvalitetskontroller, uppföljningar och utvärderingar som utvecklar verksamheten.

Arbetsuppgifter

Tjänsten som huvudregistrator hos oss handlar om administrativt utvecklingsarbete, om att effektivisera, modernisera och förenkla KTH:s ärendehantering, vi söker därför dig som tycker om att ta initiativ samt utveckla och driva arbetet framåt.

Som KTH:s huvudregistrator kommer du att vara ett verksamhetsnära stöd till KTH:s medarbetare gällande dokumenthantering. Rollen handlar till stor del om att leda och genomföra utvecklings- och förbättringsarbete av KTH:s ärendehantering. Du förväntas planera och driva projekt och uppgifter inom registratur och diarieföring. Du utvecklar och kvalitetssäkra processer, skapar, reviderar och kommunicerar rutiner och arbetssätt som avser hantering av allmänna handlingar. Du kommer att ha ett nära samarbete med systemförvaltare för dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3 gällande utveckling av systemet samt löpande kontakt med användare och leverantör.

Tillsammans med medarbetare på avdelningen kommer du arbeta med att utveckla universitetets stöddokument och ha ett delat ansvar för KTH:s dokumenthanteringsplan. Service och bemötande är en viktig del av arbetet som huvudregistrator då det i uppgifterna ingår att tillsammans med kollegor ge löpande information och utbildning i diarieföring och hantering av allmänna handlingar till universitetets anställda.

Som huvudregistrator koordinerar du arbetet vid KTH:s centrala registratur. Du ansvarar bl.a. för JK-listan och komplexa utlämnandeärenden. En del av din arbetstid kommer du också att arbeta i KTH:s centrala registratur. KTH:s ärendehantering är till stor del digital och du arbetar därför mycket vid datorn. Arbetet inkluderar registratorsuppgifter så som diarieföring och bedömning gällande klassificering, postöppning och hantering av e-post samt arkivläggning av diarieförda handlingar.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har högskoleutbildning med 60hp arkivvetenskap och med dokumenterad erfarenhet av arbete som registrator inom offentlig förvaltning i ett elektroniskt ärendehanteringssystem. Du ska ha datorvana och goda kunskaper i Officepaketets olika program. Du måste ha god kunskap om den lagstiftning och de förordningar som reglerar hanteringen av allmänna handlingar. Det är meriterande om du har arbetat som huvudregistrator. Även erfarenhet av ärendehanteringssystemet W3D3 och kompletterande registratorsutbildning meriterar, likaså erfarenhet av arkivhantering i offentlig förvaltning.

Du har ett intresse och engagemang för arbete inom dokumenthantering, tycker det är stimulerande att arbeta med förbättrings- och förändringsarbete och har förmåga att skapa strukturer. Du är van att kombinera ett konsultativt och lösningsorienterat förhållningssätt med att ställa tydliga krav och på så vis leda och agera självständigt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och då du ingår i en arbetsgrupp är samarbetsförmåga en självklar förutsättning. Vi söker dig som utöver detta har hög servicekänsla och är kvalitetsmedveten.

Goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Övrigt

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Snarast
Löneform Månadslön
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100%
Ort Stockholm
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer VP-2018-0301
Kontakt
  • Jessika Persson, Avdelningschef, 08-7907046
  • Sarah Cobanoglu, Systemförvaltare, 08-7906959
Publicerat 2018-05-16
Sista ansökningsdag 2018-06-03

Tillbaka till lediga jobb