Kungliga Tekniska högskolan, EECS

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.

Avdelning

Tjänsten som Dokumentsamordnare är placerad på enheten Infrastruktur och service inom EECS-skolan och är placerad på skolans kansli nära skolledningen. EECS-skolan är sen årsskiftet, genom en integration av tre av KTH:s tidigare skolor, nu den största skolan inom KTH. För ytterligare information se skolans webbsida EECS.

Arbetsuppgifter

Vi söker dig som vill vara med att skapa och bygga upp rutiner och processer på ett effektivt sätt. Administrativa ansvarsområden kan förändras och förbättras och du får en möjlighet att vara med att påverka och ge förslag på hur skolan ska utforma sitt arbete med dessa uppgifter. Som dokumentsamordnare hos EECS kommer du att vara ett verksamhetsnära stöd till hela skolan gällande dokumenthantering samt se till att KTH:s regelverk gällande dokumenthantering efterlevs.

Du kommer att fungera som skolans registrator och arkivarie där arbetet inkluderar dagliga registratorsuppgifter så som diarieföring, bedömning gällande klassificering och registrering av allmänna handlingar i diarieföringssystemet W3D3, postöppning, hantering av e-post och inkommande handlingar samt arkivläggning av diarieförda handlingar. Ärendehanteringen är till stor del digital och du arbetar därför mycket vid datorn.

Som arkivarie arbetar du med att implementera fungerande rutiner gällande arkivhantering på EECS-skolan utifrån gällande lagar och styrdokument som tagits fram centralt av Universitetsförvaltningens arkivarier. Du kommer också att arbeta med att självständigt driva, planera och genomföra ordnings- och förteckningsarbete samt arkivvård vid skolan.

Service och bemötande är en viktig del av arbetet som dokumentsamordnare då det i uppgifterna ingår att ge råd och stöd i frågor som rör dokumenthantering till skolans anställda. I tjänsten ingår också att vara behjälplig vid förfrågningar och utlämning av offentliga handlingar. Du förväntas arbeta självständigt i nära samarbete med skolans verksamhetsstöd. Du kommer vara kontaktperson till Avdelningen för Dokumenthantering på Universitetsförvaltningen som har det övergripande ansvaret för dokumenthantering på KTH.

Utöver de ovanstående ansvarsområdena är du också konstansvarig för hela EECS-skolan och hjälper till med övrig administration som kan förekomma på skolkansliet.                   

Kvalifikationer

För att vara aktuell för denna tjänst ska du ha:

  • Högskoleutbildning med 60hp arkivvetenskap, eller motsvarande dokumenterad arbetslivserfarenhet
  • Datorvana och goda kunskaper i Officepaketets olika program
  • God kunskap om lagstiftningen och de förordningar som reglerar hanteringen av allmänna handlingar

Meriterande är om du också har:

  • Dokumenterad erfarenhet av diarieföring i elektronisk miljö
  • Erfarenhet av arkivarieuppgifter inom offentlig förvaltning
  • Erfarenhet av ärendehanteringssystemet W3D3, arkivförteckningssystemen KLARA och/eller VISUAL  

Kompetenskrav

För att kunna hantera arbetsområdena behöver du vara strukturerad, noggrann, ha stort ordningssinne och kunna arbeta självständigt. Stor vikt kommer att läggas på dina personliga egenskaper då du ingår i en arbetsgrupp där samarbetsförmåga är en självklar förutsättning.

Vi söker dig som har hög servicekänsla och som antar ett lösningsorienterat förhållningssätt till dina arbetsuppgifter. Du är positiv, bidrar till ett gott arbetsklimat, engagerar dig i vårt arbete med förbättringar och bidrar till att hitta nya sätt att arbeta på. Du är inte rädd att hoppa in och hjälpa till där det behövs.

Vad vi erbjuder 

KTH kan erbjuda en mängd anställningsförmåner, så som flextid, mer semester och generös friskvård. Vi erbjuder dig en möjlighet att verka i en internationell miljö där kompetensutveckling är ett naturligt inslag.

Vi erbjuder dig också en chans att tillsammans med oss vidareutveckla och påverka hur arbetet på den nya skolan ska organiseras och utformas, och en vardag på ett ledande tekniskt och internationellt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Övrigt

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Enligt överenskommelse
Löneform Månadslön
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100%
Ort Stockholm
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer J-2018-0199
Kontakt
  • Sara Hasselgren Johansson, Enhetschef, sarah@kth.se
  • Sarah Kullgren, HR Handläggare, sarahku@kth.se
Publicerat 2018-02-02
Sista ansökningsdag 2018-02-28

Tillbaka till lediga jobb